Πώς μπορούν να περιοριστούν οι συνέπειες μιας πανδημίας στις εταιρείες

Έναν χρήσιμο οδηγό συμβουλευτικού χαρακτήρα σχετικά με το πώς μπορούν να περιοριστούν οι συνέπειες μιας πανδημίας στις εταιρείες δημοσιεύει η Adecco Group, o γνωστός οργανισμός παγκοσμίως στον τομέα της παροχής λύσεων ανθρώπινου δυναμικού. Οι πληροφορίες εμπεριέχουν:

-Μέτρα που αφορούν στην υγιεινή στον χώρο εργασίας

-Λίστα ελέγχου ετοιμότητας για κάθε εταιρεία σε περίπτωση πανδημίας

-Μέτρα που αφορούν σε επαγγελματικά ταξίδια

ΑΝΑΛΥΤΙΚΑ

Η ευημερία των εργαζομένων, συναδέλφων και συνεργατών θα πρέπει να είναι η πρώτη προτεραιότητα κάθε οργανισμού, καθώς ο άνθρωπος βρίσκεται πάντα στο επίκεντρο. Δεν θα πρέπει φυσικά να παραβλέπουμε και τις συνέπειες που μπορεί να έχει για τις επιχειρήσεις μια ανεξέλεγκτη πανδημία. Έχοντας αυτό υπόψη, παρακολουθούμε προσεκτικά τις εξελίξεις τόσο σε παγκόσμιο όσο και σε τοπικό επίπεδο.

Πολιτεία αλλά και οργανισμοί έχουν δείξει σε μεγάλο βαθμό ετοιμότητα και έχουν ήδη θέσει σε εφαρμογή προληπτικά μέτρα για να μετριάσουν την εξάπλωση. Από την επικοινωνία μας με τις εταιρείες που καθημερινά συνεργαζόμαστε, βλέπουμε πως στην πλειοψηφία τους έχουν ενεργοποιήσει διαδικασίες ενημέρωσης και μέτρα προφύλαξης των εργαζομένων τους. Αυτό είναι πολύ θετικό, καθώς πιστεύουμε πως εάν πολιτεία και οργανισμοί συνεργαστούν και αν ο καθένας μας ξεχωριστά ακολουθήσει με υπευθυνότητα τις οδηγίες του Εθνικού Οργανισμού Δημόσιας Υγείας και τις νομοθετικές ρυθμίσεις, θα μπορέσει να αποφευχθεί μια εκτεταμένη εξάπλωση του ιού που θα έθετε σε κίνδυνο τη δημόσια υγεία και κατ’ επέκταση πιθανά θα μπορούσε να επηρεάσει και τη λειτουργία και παραγωγικότητα των εταιρειών.

Η σωστή ενημέρωση και η ψυχραιμία είναι τα κλειδιά για τη σωστή διαχείριση της κατάστασης.

Οι πρώτες και απλούστερες αλλά πολύ σημαντικές οδηγίες λένε τα εξής:

• Είναι απαραίτητο ο καθένας μας να προστατεύσει τον εαυτό του αλλά και τους γύρω του μέσω της καλής προσωπικής υγιεινής. Τακτικό και σχολαστικό πλύσιμο χεριών με σαπούνι ή χρήση απολυμαντικού με βάση το οινόπνευμα, εάν το πλύσιμο των χεριών δεν είναι εφικτό, ιδίως μετά από επαφή με άλλους ή μετά από χρήση δημόσιων χώρων.
• Αποφεύγουμε να αγγίζουμε τα μάτια, τη μύτη και το στόμα, ειδικά με άπλυτα χέρια.
• Αποφεύγουμε την επαφή με άτομα που είναι άρρωστα.
• Εάν αισθανθούμε αδιαθεσία ή έχουμε συμπτώματα γρίπης, ίωσης ή κρυολογήματος μένουμε στο σπίτι  και επικοινωνούμε με τον γιατρό μας για να λάβουμε ορθές οδηγίες.

Από την πλευρά τους οι εταιρείες είναι σημαντικό να είναι προετοιμασμένες και λειτουργικές υπό τις ιδιαίτερες συνθήκες που πιθανά θα φέρει μια εκτενής εξάπλωση του ιού και πως θα μπορέσουν να προστατέψουν τους ανθρώπους τους αλλά και να διατηρήσουν τη βιωσιμότητά τους.

Η σωστή ενημέρωση των εργαζομένων τους είναι και σε αυτήν την περίπτωση το κλειδί. Ταυτόχρονα χρειάζεται να ληφθούν και μέτρα, ώστε να εξασφαλίσουν την ικανότητα συνέχισης των εργασιών τους μέσα στις ειδικές αυτές συνθήκες.

Μέτρα που αφορούν στην υγιεινή στον χώρο εργασίας:

• Ανάρτηση οδηγιών σχετικά με τις καλές πρακτικές υγιεινής (Συστάσεις του ΕΟΔΥ).
• Απολυμαντικό χεριών διαθέσιμο για τους επισκέπτες και τους εργαζόμενους.
• Αποφυγή χειραψίας.
• Αυξημένη καθαριότητα του περιβάλλοντος εργασίας – γραφεία, κοινόχρηστοι χώροι, λαβές θυρών, κουμπιά ανελκυστήρων κτλ.
• Ενημέρωση των εργαζομένων (μέσω ιστότοπων, intranet, emails) για τα μέτρα προστασίας αλλά και συμβουλές για πρακτικές υγιεινής.
• Λήψη μέτρων για ενίσχυση των πρακτικών υγιεινής κατά τη διάρκεια συναντήσεων για την αύξηση της ευαισθητοποίησης των εργαζομένων.

Η συνέχιση της ομαλής λειτουργίας των εταιρειών συχνά απαιτεί συναντήσεις εργαζομένων των οποίων η βάση είναι σε διαφορετικές πόλεις ή και χώρες. Γνωρίζουμε πως συχνά η προσωπική επικοινωνία μπορεί να θεωρείται πιο αποτελεσματική, αλλά σε ειδικές περιπτώσεις υπάρχουν λύσεις για εξ’ αποστάσεως συναντήσεις που θα επιτρέψουν την απρόσκοπτη λειτουργία μιας εταιρείας, αλλά και την προστασία των ανθρώπων της.

Μέτρα που αφορούν σε επαγγελματικά ταξίδια:

• Ο περιορισμός των ταξιδιών μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στη μείωση της εξάπλωσης. Ο Παγκόσμιος Οργανισμός Υγείας παρέχει συνεχή ενημέρωση σχετικά με τις πληγείσες χώρες, τον αριθμό των διαγνωσμένων περιπτώσεων κτλ.
• Βασιστείτε στην τεχνολογία. Εφαρμογές τηλεδιάσκεψης μπορούν να επιτρέψουν τη συνέχιση της δραστηριότητας των εταιρειών ακόμα και σε περιπτώσεις που ισχύουν ταξιδιωτικοί περιορισμοί.
• Οι εργαζόμενοι που επέστρεψαν από μια περιοχή όπου ο Coronavirus (Covid-19) έχει εξαπλωθεί εκτενώς, καλό θα ήταν να εργαστούν από το σπίτι για το προτεινόμενο από τον ΕΟΔΥ διάστημα των 14 ημερών μετά την επιστροφή τους.

Οι εταιρείες που θέλουν να εξασφαλίσουν την απρόσκοπτη λειτουργία τους φυσικά θα πρέπει να έχουν διασφαλίσει πως οι εργαζόμενοί τους, εφόσον χρειαστεί να εργαστούν από το σπίτι έχουν στη διάθεσή τους τον απαραίτητο εξοπλισμό (υπολογιστές, εφαρμογές απομακρυσμένης σύνδεσης, κινητά τηλέφωνα κτλ) που θα τους επιτρέψει να εργαστούν εξ αποστάσεως με ασφάλεια τόσο για τους ίδιους όσο και για τα δεδομένα που διαχειρίζονται στην εργασία τους. Επίσης, σημαντικό είναι να υπάρχει αποτελεσματικό πλαίσιο για «Smart Working», που θα εξασφαλίζει τόσο πως ο εργαζόμενος θα μπορεί να είναι αποδοτικός στην εργασία του από το σπίτι, αλλά και πως θα μπορεί η εταιρεία να παρακολουθεί την αποδοτικότητά του μέσα από μετρήσιμα και συμφωνημένα KPIs. Πολλές εταιρείες έχουν ήδη από καιρό προχωρήσει σε υιοθέτηση του Smart Working. Αυτό σίγουρα τις βοηθά να είναι προετοιμασμένες να αντεπεξέλθουν στην αυξημένη ανάγκη της περιόδου αυτής για τηλε-εργασία.

Λίστα ελέγχου ετοιμότητας

1. Διαθέτετε ομάδα που να συντονίζει και να επικοινωνεί με τους εργαζόμενους, τους πελάτες και άλλα εμπλεκόμενα μέρη;

Αυτή η ομάδα θα πρέπει να αναλάβει την άμεση ανάπτυξη επικοινωνιακού πλάνου για την ενημέρωση των ανθρώπων σας, των πελατών σας και των επιχειρηματικών σας συνεργατών σχετικά με τη στρατηγική, το πλάνο για εξασφάλιση της συνέχειας της λειτουργίας της εταιρείας, το πρωτόκολλο υγείας και ασφάλειας και πιθανά άλλα θέματα που αφορούν στον εργασιακό σας χώρο. Η κακή εσωτερική επικοινωνία μπορεί να προκαλέσει άσκοπο πανικό και να οδηγήσει σε δυσπιστία και φόβο.

2. Έχετε εντοπίσει μια αξιόπιστη πηγή ιατρικών πληροφοριών για να ενημερώνετε τους εργαζομένους σας; Έχετε αναπτύξει μια επικοινωνιακή στρατηγική για την ενημέρωσή τους;

Το Διαδίκτυο είναι γεμάτο από παραπληροφόρηση, επομένως θα ήταν χρήσιμο για όλους τους οργανισμούς να εντοπίσουν τις έγκυρες πηγές πληροφόρησης στις οποίες θα μπορούν να στραφούν για την αλήθεια και θα ενημερώνονται για τις καθημερινές αλλαγές. Ορισμένοι οργανισμοί διαθέτουν γιατρό εργασίας. Άλλοι μπορεί να χρειαστεί να απευθυνθούν στον Παγκόσμιο Οργανισμό Υγείας ή στον Εθνικό Οργανισμό Δημόσιας Υγείας. Αφού επιλέξετε τις καλύτερες πηγές πληροφόρησης, βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι εύκολα προσβάσιμες στους εργαζομένους σας και ότι ενημερώνονται τακτικά.

  3. Γνωρίζετε τη νομοθεσία και τα έκτακτα μέτρα που έχουν ληφθεί για την αντιμετώπιση της κατάστασης;

Οι εξελίξεις στο θέμα της εξάπλωσης του Covid-19 είναι συνεχείς και η πολιτεία λαμβάνει μέτρα για την καλύτερη αντιμετώπιση. Είναι πολύ σημαντικό η εταιρεία να είναι διαρκώς ενήμερη και να μπορεί άμεσα να προσαρμοστεί στα όσα ορίζουν τα έκτακτα μέτρα που ανακοινώνονται.

4. Έχετε λάβει τα απαραίτητα μέτρα για τη διατήρηση ενός ασφαλούς χώρου εργασίας;

Οι εργοδότες οφείλουν να παρέχουν έναν ασφαλή και υγιεινό χώρο εργασίας. Εξετάστε πώς μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τις περιπτώσεις στις οποίες μεγάλος αριθμός ατόμων συναντιούνται σε κοντινή απόσταση. Βεβαιωθείτε ότι σαφείς οδηγίες έχουν αναρτηθεί στον χώρο εργασίας, στο εταιρικό intranet και μοιράζονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν εύκολη πρόσβαση σε απολυμαντικά χειρός. Χρησιμοποιήστε σαφείς και απλές οδηγίες όπως “Πλύνετε τα χέρια σας συχνά”, “Αποφύγετε να αγγίζετε το πρόσωπό σας με τα χέρια σας” και “Μείνετε στο σπίτι εάν έχετε συμπτώματα που μοιάζουν με γρίπη”.

5. Έχετε θεσπίσει πολιτικές και έχετε στη διάθεσή σας τα εργαλεία που επιτρέπουν στους εργαζομένους να εργάζονται από το σπίτι;

Ίσως να μην μπορεί να εφαρμοστεί σε όλους τους τύπους επιχειρήσεων αλλά, όπου είναι εφικτό, η απομακρυσμένη εργασία είναι μια αποτελεσματική επιλογή για να αποφευχθεί η εξάπλωση του ιού. Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να ξέρετε αν οι εργαζόμενοι σας έχουν τα απαραίτητα εργαλεία για να εργαστούν από το σπίτι. Έχουν υπολογιστές και εάν ναι, έχετε ένα ασφαλές VPN; Είναι οι εφαρμογές της εταιρείας προσβάσιμες εκτός του τοπικού δικτύου; Έχετε πρόσβαση σε λύσεις που επιτρέπουν στους ανθρώπους σας να πραγματοποιούν τηλεδιασκέψεις;

6. Εάν οι προσωπικές επαφές και συναντήσεις πρέπει να περιοριστούν, έχετε ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας για να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να καλύψετε όλες τις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες;

Πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να βασίζονται σε προσωπικές πωλήσεις και λειτουργίες υποστήριξης. Εάν δεν μπορούν οι εργαζόμενοί σας να συναντήσουν πελάτες ή δεν μπορούν να ταξιδέψουν, πώς θα συνεχίσουν να υποστηρίζουν τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας; Όταν σχεδιάζετε στρατηγικές, θυμηθείτε ότι οι πελάτες σας αναζητούν επίσης τρόπους σύνδεσης εξ αποστάσεως. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο για να διατηρήσετε κρίσιμες επιχειρηματικές σχέσεις.

7. Προσφέρατε στα διευθυντικά σας στελέχη καθοδήγηση και υποστήριξη για να τους βοηθήσετε να διαχειριστούν το άγχος και να αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά τυχόν προκαταλήψεις ή διακρίσεις;

Δυστυχώς, οι έκτακτες περιστάσεις μπορεί να φέρουν ποικίλες δυσάρεστες συνέπειες όπως προκαταλήψεις και διακρίσεις. Ένας ιός δεν γνωρίζει σύνορα ή εθνικότητα. Τα ηγετικά σας στελέχη θα πρέπει να δώσουν ένα συνεπές και θετικό μήνυμα.

8. Έχετε πλήρη προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους εργαζομένους σας;

Μπορεί να φαίνεται πως είναι μια αρκετά απλή ερώτηση, αλλά θα εκπλαγείτε με τον αριθμό των οργανισμών που δεν διαθέτουν επαρκή στοιχεία επικοινωνίας των εργαζομένων τους. Αν δεν έχετε λίστα με στοιχεία επικοινωνίας των εργαζομένων, καλό είναι να δημιουργήσετε. Αν πάλι είναι διαθέσιμη, είναι σημαντικό να την επικαιροποιήσετε άμεσα για να απεικονίζει τα τελευταία δεδομένα από πιθανές εσωτερικές αλλαγές. Είναι πολύ σημαντικό τη δεδομένη στιγμή οι εργοδότες να είναι σε θέση να έρχονται γρήγορα σε επαφή με τους εργαζομένους τους, ειδικά όταν δεν βρίσκονται στον εργασιακό χώρο και εργάζονται απομακρυσμένα.