Καθώς η αναταραχή που προκάλεσε στις επιχειρήσεις ο COVID–19 συνεχίζει να επεκτείνεται, μερικές δεκάδες χιλιάδες εργαζόμενοι σε όλο τον κόσμο αντιμετωπίζουν μια νέα πραγματικότητα: την εργασία από το σπίτι. Ο αριθμός των ανθρώπων αυτών έχει ήδη ανέλθει σε εκατομμύρια.
Δεδομένων των συνθηκών – και του πόσο γοργά τρέχουν οι εξελίξεις της πανδημίας – η εξ’ αποστάσεως εργασία μπορεί να αποτελέσει μια δύσκολη προσαρμογή για ορισμένους.
Παρόλο που μπορεί να είναι δύσκολο να παραμείνεις συγκεντρωμένος την τρέχουσα περίοδο, η δουλειά μπορεί να είναι μια ευχάριστη απόσπαση της προσοχής.
Ακολουθούν μερικοί απλοί τρόποι που συστήνει η Xerox για να παραμείνετε παραγωγικοί και να αισθάνεστε (πιο) κανονικοί σε αυτήν την ιδιαίτερη κατάσταση.
Βάλτε πρόγραμμα και ακολουθείστε το
Η οργάνωση σάς βοηθά να εστιάσετε στα πράγματα που μπορείτε να ελέγξετε. Γι’ αυτό, στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, δημιουργήστε ένα σχέδιο ή ένα πλάνο για την επόμενη. Έτσι, όχι μόνο ο νέος σας τρόπος εργασίας θα είναι πιο δομημένος αλλά επίσης, ως επιβράβευση, θα έχετε μια οπτική υπενθύμιση των καθημερινών σας επιτευγμάτων, καθώς θα ελέγχετε τι έχετε κάνει.
Επίσης, κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ασχοληθείτε με μικρά οργανωτικά πράγματα όπως π.χ. να καθαρίσετε τα εισερχόμενά στο mail σας. Εάν έχετε εβδομαδιαία meetings ή διαπροσωπικές συναντήσεις με τους συναδέλφους, μετατρέψτε τις αμέσως σε τηλεδιάσκεψη ή κλήση μέσω βίντεο. Ορίστε μια υπενθύμιση ημερολογίου για να πραγματοποιείτε τις καθημερινές σας δραστηριότητες. Υπάρχει ένας λόγος που οι συνήθειες είναι εύκολο να αναπτυχθούν: μας βοηθάνε. Γι’ αυτό υιοθετείστε τη δική σας!
Συγκεντρώστε τις επαφές σας
Κάνετε μια γρήγορη έρευνα στους συναδέλφους – και τους βασικούς πελάτες – που θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε τις επόμενες εβδομάδες. Είναι όλες οι πληροφορίες επικοινωνίας τους – για παράδειγμα, κινητό ή σταθερό – στη λίστα επαφών σας; Βεβαιωθείτε ότι την αποθηκεύσατε και εκτυπώστε ένα αντίγραφο, σε περίπτωση που χρειαστεί. Και χρησιμοποιήστε αυτήν την ευκαιρία για να στείλετε τις καινούριες πληροφορίες σας σε άτομα που μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσουν μαζί σας.
Προτιμήστε το chat από το email
Εργαλεία όπως το Microsoft Teams, το G Suite και το Slack είναι καλύτερα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ειδικά τώρα, υποστηρίζει ο Nick Meehan, ειδικός στην εμπειρία χρήστη στο περίφημο κέντρο ερευνών PARC της Xerox. «Το email είναι αρκετά αργό», λέει ο Meehan. «Μπορεί να καθυστερήσει την επικοινωνία κατά ώρες, ακόμη και ημέρες». Αντίθετα, μια επιλογή τύπου Slack φέρνει τις επιχειρήσεις πιο κοντά στην ταχύτητα και την ευκολία της γραφής – μαζί με το πλεονέκτημα των θεματικών καναλιών και τη δυνατότητα ανταλλαγής εγγράφων.
Ο Meehan προτείνει να βάλετε κάποια όρια. «Αυτά τα εργαλεία είναι τόσο εύχρηστα που μπορείτε να αρχίσετε να αισθάνεστε σαν να πρέπει να είστε διαθέσιμοι όλη την ώρα», προειδοποιεί. «Οι εταιρείες θα πρέπει να ορίσουν πρωτόκολλα, ώστε να μην χρειάζεται να απαντάτε μετά από μια συγκεκριμένη ώρα – αλλά μπορείτε επίσης να διακόψετε τις ειδοποιήσεις μετά από μια καθορισμένη ώρα της ημέρας στις ρυθμίσεις σας».
Επιλέξτε το video από την τηλεδιάσκεψη
Όταν είστε συνηθισμένοι να πηγαίνετε σε ένα γραφείο, το να μη βλέπετε τους συναδέλφους σας μπορεί να σας επηρεάσει. Ακόμα κι αν εργάζεστε τακτικά από το σπίτι, μπορεί να αισθάνεστε καλύτερα να βλέπετε τους «συμπαίκτες» σας πρόσωπο με πρόσωπο. Δώστε προτεραιότητα στις βιντεοκλήσεις αντί στις τηλεδιασκέψεις, αν μπορείτε. Τώρα περισσότερο από ποτέ, είναι σημαντικό να διατηρούμε οπτική επαφή με άλλους ανθρώπους.
Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τα πρότυπα καλής συμπεριφοράς κατά τη βίντεο κλήση, λέει ο Meehan. Για παράδειγμα, αν ένα τμήμα της ομάδας σας εξακολουθεί να εργάζεται στο χώρο του γραφείου μαζί σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε ο καθένας τα δικά του παράθυρα στο βίντεο – ακόμα κι αν βρίσκεστε στο ίδιο δωμάτιο.
«Βάζει τους συμμετέχοντες που βρίσκονται σε διαφορετικό μέρος στο ίδιο επίπεδο με εκείνους που είναι στο δωμάτιο», παρατηρεί ο Meehan. «Βοηθά στο να μειωθεί η συνήθεια των ανθρώπων να μιλάνε μεταξύ τους αντί με τους συναδέλφους τους στη βιντεοκλήση».
Μην αφήσετε την τεχνολογία να σας καθυστερήσει
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το WiFi και το εύρος ζώνης ενδέχεται να είναι πιο αργά, πιο αναξιόπιστα ή ακόμα και να σταματούν εντελώς κατά καιρούς. Πάρτε λίγο χρόνο για να θέσετε προτεραιότητες. Ποια θέματα είναι τα πιο επείγοντα; Σηκώστε το τηλέφωνο για αυτά. Κρατείστε καλές σημειώσεις, ώστε όταν η τεχνολογία είναι και πάλι λειτουργική, να μπορείτε να κάνετε μια γρήγορη ανασκόπηση και να εξασφαλίσετε ότι όλοι εξακολουθούν να βρίσκονται στο ίδιο μήκος κύματος. Για άλλες εργασίες, ίσως μπορείτε να προετοιμάσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να ελέγξετε το σύστημα και στη συνέχεια να τα στείλετε γρήγορα όταν όλα λειτουργούν σωστά. Θα μπορούσατε επίσης να συντονιστείτε με μηνύματα κειμένου, με Slack, και με εσωτερικά συστήματα ανταλλαγής μηνυμάτων με τους πελάτες (εάν είναι λειτουργικά).
Βρείτε τρόπους να παραμείνετε συγκεντρωμένοι
Μπορεί να είναι δύσκολο να εστιάσετε σε κάτι τώρα. Εάν ένα project σας φαίνεται δύσκολο, χωρίστε το σε μέρη και κάντε πρώτα τα πιο εύκολα. Διαφορετικά, αφήστε το εντελώς αν χρειάζεται και ασχοληθείτε με τις μικρές οργανωτικές δουλειές που αναφέρονται παραπάνω.
Μια αλλαγή σκηνικού μπορεί επίσης να σας βοηθήσει – πηγαίνετε σε διαφορετικό δωμάτιο του σπιτιού σας, ει δυνατόν, μερικές φορές μέσα στη μέρα. Κάντε μια γρήγορη βόλτα. Βάλτε για λίγο μουσική. Οι υπηρεσίες streaming όπως το Spotify είναι εξαιρετικές για playlists που ενισχύουν τη διάθεση.
Βάλτε όρια στο χρόνο που περνάτε μπροστά από τις οθόνες
Με τα συνεχή νέα για την πανδημία, είναι δύσκολο κάποιος να αποφύγει να παρακολουθεί όλη μέρα τις ειδήσεις. Αλλά το να ασχολείται κανείς με τον κορονοϊο όλη την ώρα, είναι κάτι που δεν θα βοηθήσει την ψυχική του υγεία. Περιορίστε τον εαυτό σας στο να ελέγχετε τις ειδήσεις μόνο συγκεκριμένες φορές μέσα στην ημέρα. Όταν συνομιλείτε με συναδέλφους, είναι καλό να συζητάτε για όσα συμβαίνον για λίγα λεπτά, αλλά μην το αφήσετε να εξελιχθεί σε κεντρικό θέμα της συζήτησης. Δώστε το παράδειγμα, μεταβαίνοντας γρήγορα στα καθημερινά θέματα εργασίας.
Κάντε υγιεινά διαλείμματα
Τα διαλείμματα είναι σημαντικά για την αναζωογόνηση. Ακόμα και την καλύτερη μέρα, κοιτάζοντας μια οθόνη για πολύ καιρό, θα μειώσει τη συγκέντρωση και θα επιβραδύνει την παραγωγικότητά σας. Απομακρυνθείτε και απολαύστε ένα μεσημεριανό γεύμα χωρίς κάτι να σας αποσπά την προσοχή. Εισάγετε κάποια σωματική δραστηριότητα στην ημέρα σας: κάντε διατάσεις, κάποια ανοίγματα, δοκιμάστε να κάνετε κοιλιακούς. Απολαύστε χρόνο με την οικογένειά σας. Τέλος, επικοινωνήστε με έναν αγαπημένο συνάδελφό ή έναν φίλο για να δείτε τι κάνουν.
Θυμηθείτε, απλά με το να εργάζεστε από το σπίτι, συμβάλλετε σε έναν από τους ισχυρότερους και αποτελεσματικότερους τρόπους αντιμετώπισης της πανδημίας: την κοινωνική αποστασιοποίηση για να «μειωθεί η καμπύλη» και να επιβραδυνθεί η εξάπλωση του ιού.
